Los inventarios permiten a las empresas conocer con precisión la materia prima, los productos en proceso y las existencias terminadas disponibles en cada momento, así como determinar cuándo realizar un pedido y en qué cantidad. Esta información resulta clave para planificar la producción, evitar roturas de stock y mantener un nivel de servicio adecuado sin generar costos innecesarios.
Existen distintos tipos de modelos de inventarios, que van desde cálculos deterministas y probabilísticos hasta clasificaciones según la forma, la función o la logística de cada organización. Este artículo explica esos modelos, los pasos para realizar un inventario, los métodos de valoración utilizados por las empresas y el papel del saldo inicial del inventario en el ciclo contable.
¿Qué es inventario y para qué sirve?
Cuando hablamos de inventario nos referimos a un tipo de recurso almacenado, que se utiliza para satisfacer una determinada necesidad actual o futura. El buen control de inventario es clave en cualquier organización, ya que debe equilibrarse la inversión en existencias con el nivel de servicio al cliente.
El inventario es el documento en el cual se anotan todas las pertenencias, ya sean de un individuo o de una empresa, generalmente con fines contables, aunque también pueden responder a otros propósitos. Es muy común el inventario de existencias dentro de las empresas o compañías para registrar tanto las materias primas con las que se cuenta como otro tipo de bienes disponibles.
Las personas también pueden realizar inventarios de los bienes que tienen dentro de su inmueble, especialmente si desean contratar un seguro contra robos. Por ello, es importante conocer cuáles son los tipos de modelos de inventarios que existen y cómo pueden aplicarse según cada necesidad.
Tipos de modelos determinísticos y probabilísticos
Existen diversos tipos de modelos de inventarios; sin embargo, ahora vamos a hacer mención a los modelos determinísticos y probabilísticos, basados en los requerimientos de los artículos. Estos modelos de inventario permiten estimar cuánto pedir, cuándo hacerlo y qué cantidad mantener disponible para evitar faltantes o excesos.
Modelos determinísticos
Cuando la demanda es conocida y constante, se clasifica a su vez en dependiente, cuando está vinculada a otros productos, e independiente, cuando responde a pronósticos de demanda o pedidos reales de los clientes. Para explicar el modelo, se señala:
- Modelo EOQ: representa la cantidad óptima que debe ordenarse cada vez que se realice un pedido y puede variar con el tiempo. Se aplica para el manejo de inventarios con demanda independiente, basado en los supuestos de tasa de demanda constante, costos estables y capacidades de producción e inventario ilimitadas.
- Modelo de revisión continua.
- Modelo de revisión periódica.
Modelos probabilísticos
Cuando la demanda no es conocida, está sujeta a una cantidad significativa de incertidumbre y variabilidad.
- Modelo de demanda independiente: contiene dos tipos principales, el modelo del tamaño del lote económico y el modelo de cantidad de orden de producción.
- Análisis ABC o Pareto: divide el inventario en tres grupos según su valor, volumen o importancia dentro de la empresa. Su finalidad es establecer políticas de inventario que concentren los recursos en los artículos más relevantes y no en los de menor impacto.
Existen otros factores que también pueden influir en el diseño de los diversos tipos de modelos de inventarios, tales como las demoras en la entrega, el reabastecimiento del almacén y los horizontes de tiempo.
Tipos de modelos de inventarios según su forma, función y logística
Además de los modelos determinísticos y probabilísticos, los inventarios también pueden clasificarse según su forma, su función dentro de la empresa y su papel en la logística. Esta clasificación facilita el control de inventario, ayuda a definir el sistema de inventario más adecuado y permite mantener un nivel de servicio estable sin generar excesos innecesarios de existencias.
Según su forma, los inventarios pueden ser:
- De materia prima.
- De productos en proceso de fabricación.
- De productos terminados.
El inventario de materia prima permite registrar los insumos disponibles antes de iniciar la producción, así como sus entradas, salidas y valores asociados. Por su parte, el inventario de productos terminados reúne aquellos bienes que ya han concluido el proceso de fabricación y están disponibles para su venta o entrega final.
Inventario de producción o productos en proceso
El inventario de producción en proceso se refiere a los artículos que ya han iniciado su transformación dentro del proceso productivo, pero que todavía no están listos para la venta o entrega final. También puede entenderse como inventario de productos en proceso de fabricación, ya que se encuentra entre la materia prima y los productos terminados.
Este tipo de inventario permite controlar el valor acumulado durante la fabricación. A medida que avanza el proceso, al valor de la materia prima se suman la mano de obra, el tiempo de producción y otros costos asociados, por lo que resulta útil para evaluar los costos de producción y mantener una gestión más precisa de las existencias.
Según su función podemos encontrar:
- Inventarios de seguridad o reserva: son los que permiten enfrentar un aumento en la demanda o una detención inesperada en el proceso de producción. También se conocen como stock de seguridad.
- En tránsito: son los bienes que han sido solicitados, pero que aún no se reciben.
- De ciclo: constituye propiamente el stock que permite satisfacer la demanda habitual de los clientes durante un periodo determinado. También puede entenderse como inventario cíclico o rotativo, ya que se revisa de forma continua para mantener actualizada la existencia de productos.
Desde el punto de vista logístico:
- En ductos: están en alguno de los niveles del canal de suministro.
- Existencias para la especulación: se adquieren bienes con la finalidad de venderlos en un futuro a un mayor precio.
- De naturaleza regular: está constituido por el stock que se requiere de forma normal para satisfacer la demanda.
- Obsoleto: es el inventario que ha permanecido mucho tiempo almacenado y, por tal motivo, ha sufrido deterioro, ha caducado o ha perdido utilidad.
¿Cuáles son los pasos para realizar un inventario?
Luego de conocer los tipos de modelos de inventarios, pasemos ahora a conocer qué pasos se deben llevar a cabo para realizarlo. Según el sistema de inventario que utilice la empresa, el control puede hacerse mediante un sistema perpetuo, con actualización continua de las entradas y salidas, o mediante un sistema periódico, con revisiones programadas de forma mensual o trimestral. En ambos casos, el objetivo es comparar las existencias físicas con los registros disponibles.
- Identificación de las existencias que se van a inventariar
Lo primero es saber cuáles son los bienes que se van a inventariar y cuáles no. En tal sentido, debe realizarse el conteo de las existencias físicas de cada uno de los artículos, ya sea de forma manual o mediante un lector portátil. Para ello, los artículos deben contar con código de barras.
- Identificación de los lugares a inventariar
Es fundamental tener definidos los lugares en los que se encuentran los artículos que se van a inventariar, con la finalidad de que ninguno pase desapercibido durante el proceso.
- Determinación de un equipo de trabajo
Si se cuenta con personal que conozca las tareas de un almacén, esta labor será mucho más eficiente. También es conveniente reunir al personal, capacitarlo e informarle sobre la tarea que debe realizar.
La organización y distribución de tareas también está presente en otras profesiones de apoyo operativo. Por ejemplo, conocer qué es un ujier permite identificar un perfil encargado de labores de asistencia, organización, control de accesos y distribución de determinados materiales.
- Seleccionar las herramientas de control de stock
Las herramientas automatizadas hacen posible agilizar cada uno de los procesos que se van a efectuar, desde la clasificación hasta el control final.
- Recorrido, recuento y registro
Las empresas definen la mejor manera de llevar a cabo el proceso para que sea rápido, efectivo y eficaz. Lo importante es que el recuento permita comparar las existencias físicas con los registros del sistema y detectar posibles diferencias.
Para que estas indicaciones se comprendan correctamente, también es importante saber comunicar la información con claridad y adaptarla al equipo. Estas capacidades forman parte de las principales características de un buen orador.
Cómo se valúan los inventarios: principales métodos de cálculo
Además de clasificar los inventarios según su forma y función, las empresas necesitan asignarles un valor monetario para la contabilidad y la toma de decisiones. Este proceso, que consiste en seleccionar y aplicar una base específica para expresar los inventarios en términos monetarios, se conoce como valuación de inventarios y resulta clave para determinar el costo del inventario comprado o manufacturado, así como para retenerlo en las cuentas de la empresa hasta que el producto se vende.
Dentro de las formas de calcular el costo de los inventarios, se distinguen cuatro métodos que las empresas emplean habitualmente, tal como se detalla a continuación.
Identificación específica
Consiste en identificar individualmente cada artículo vendido y cada unidad que queda en el inventario.
Primeras entradas, primeras salidas (PEPS)
Bajo este método, los primeros artículos que entran en el inventario deben ser también los primeros en venderse (costo de ventas) o consumirse (costo de producción). Así pues, el inventario final queda formado por las últimas unidades que ingresaron a formar parte del inventario.
Últimas entradas, primeras salidas (UEPS)
El método UEPS es opuesto al anterior y sirve también para calcular el costo del inventario: los últimos artículos ingresados serán las primeras salidas al venderse o consumirse. En este método no se contempla el costo de un material a un precio diferente hasta que se agote la partida más reciente, y así sucesivamente; por ello, cuando llega una nueva partida a un almacén, su costo se convierte automáticamente en el que se utiliza en las siguientes salidas.
Costo promedio
Es el método más utilizado por muchas empresas: consiste en calcular el costo promedio unitario de los artículos disponibles.
Contar con un método adecuado de valoración de inventarios permite tener un manejo eficiente de los recursos, ofrecer un mejor servicio al cliente y sostener una producción competente al disponer de información fiable sobre el estado de las existencias.
El saldo con el que se abre el ejercicio contable: qué es y cómo se calcula
Cuando un negocio comienza un nuevo ejercicio contable, necesita calcular el costo de los productos disponibles para la venta a partir del saldo con el que arranca ese periodo. Este saldo, conocido como inventario inicial, corresponde a la cuenta al iniciar el ejercicio y, por lo general, coincide con el valor del inventario final del periodo contable anterior. En otras palabras, es el saldo que existe antes de comprar más mercancía o de vender la ya disponible durante el periodo en curso.
Principales características
Para ahondar en los aspectos que describen a este saldo contable, se detallan a continuación:
- Puede calcularse a partir de la información de los registros de contabilidad.
- Indica qué cantidad de productos se vendieron durante el periodo contable que ocurrió.
- Representa el valor de las mercancías existentes a la fecha en la que inició el ejercicio contable.
- Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo contable, cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por ganancias y pérdidas directamente.
- Muestra la existencia en productos que tiene cualquier tipo de empresa al comenzar el nuevo ejercicio contable.
- Coincide con el saldo final del ejercicio anterior.
- Además, este saldo no se encuentra incluido en el Balance general, puesto que se produce en una fecha definida, que casi siempre es al finalizar un período contable. Siendo, contrario a eso, la cantidad de los inventarios finales la que se refleja en la hoja de balance.
Cómo se calcula
Para conocer este saldo en el período contable correspondiente, puede aplicarse la siguiente fórmula, ejemplificada con un sencillo caso práctico a continuación:
Saldo inicial = Inventario final + Costo de la mercancía vendida – Compras durante el período.
- Antes, debes determinar el costo de productos o materia prima vendidos durante el periodo localizando dicha información en el libro donde están tus registros. Supongamos que esa suma sea igual a US$4.000.
- Luego procederás a localizar el saldo del inventario final y el inventario nuevo o de compras que hayas adquirido durante ese periodo. Por ejemplo, el primer valor es de US$10.000 y el segundo corresponde a US$2.000.
- Realiza la sumatoria entre el inventario final y el costo de los productos vendidos, es decir, US$4.000 más US$10.000, lo que dará como resultado un total de US$14.000.
- Ahora, resta la cantidad de la suma anterior al inventario comprado, es decir, US$14.000 menos US$2.000, dicha sustracción será igual a US$12.000 como resultado de este saldo.
Llevar este tipo de registros debe ser realizado por personas especializadas en el área de la contabilidad y contar con habilidades numéricas y organizativas.
