El mundo empresarial requiere de varios roles para que funcione perfectamente, uno de estos es la secretaria auxiliar que se convierte en un apoyo fundamental en las operaciones diarias. Te damos algunas claves para que sepas en qué consiste su trabajo.
El rol de la secretaria auxiliar es velar por el funcionamiento eficiente de las operaciones diarias de una empresa, por eso es que este trabajo es una pieza fundamental en las labores administrativas habituales. Esto no es un secreto, no obstante, ¿sabes realmente cuáles son las responsabilidades de este tipo de secretaria?
Responsabilidades de la secretaria auxiliar
Este rol, que también se conoce como secretario ejecutivo o administrativo, es esencial para coordinar todas las tareas que se llevan a cabo dentro de una empresa, aunque sus funciones pueden variar, las básicas son las siguientes:
- Gestionar comunicaciones: Por lo general, este tipo de secretaria es la que se comunica con clientes, proveedores, visitantes, en algunos casos con prensa, en fin. Es a persona que maneja todo lo que tiene que ver con correos, llamadas, correspondencia en general.
- Agenda: Es la persona que administra la agenda del jefe, programa reuniones y fija horarios.
- Gestión de documentos: Organizar diferentes datos, preparar informes, crear presentaciones, organizar archivos (archivar información).
- Asistir a eventos: En muchos casos la secretaria auxiliar o el auxiliar de secretaria como también se le conoce, es quien asiste a ciertos eventos, además brinda apoyo en la planificación de los mismos.
Diferencias entre secretaria auxiliar y una asistente
Muchas veces estos dos roles se confunden, pero, aunque tengan similitudes, también tienen diferencias que vale la pena destacar:
- Nivel de responsabilidad. La asistente debe de estar al pendiente de muchas más cosas, incluyendo tomar decisiones, mientras que la secretaria auxiliar tiene más definida su labor y esta es mucho más puntual.
- Organización: Generalmente, la secretaria auxiliar se enfoca más en tareas de gestión de datos y documentos, mientras que una asistente puede ser clave para una planeación estratégica.
- Línea directa: Los asistentes por lo general tienen línea directa con los ejecutivos de alto nivel, en el caso de la secretaria auxiliar, su labor es darle más apoyo a sus compañeros y equipo en temas específicos.
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