El DeCA de transporte es el documento electrónico de control administrativo que acredita los datos esenciales de determinados envíos de mercancías por carretera. Desde el 5 de octubre de 2026, su formato digital es obligatorio para los servicios sujetos al documento de control; ya no basta con formalizar el original en papel. La obligación afecta tanto a quien contrata directamente el servicio como a quien lo realiza materialmente.
Para cumplirla hay que identificar las operaciones incluidas, consignar los datos exigidos, generar un PDF con código QR y facilitarlo al conductor antes de salir. Esta guía explica las responsabilidades de cada parte, las excepciones, las modificaciones durante el trayecto y las consecuencias de los incumplimientos, con un ejemplo de cumplimentación.
- El DeCA es obligatorio en formato electrónico desde el 5 de octubre de 2026 para los transportes a los que se aplica el documento de control.
- Cargador contractual y transportista efectivo comparten la obligación de formalizarlo, con responsabilidades diferenciadas sobre los datos.
- El original es digital; el conductor puede mostrar una copia electrónica o impresa, siempre con QR válido.
Qué es el DeCA de transporte y desde cuándo es obligatorio
DeCA significa documento electrónico de control administrativo. Es la versión digital del documento regulado por la Orden FOM/2861/2012 para controlar los servicios de transporte público de mercancías por carretera incluidos en su ámbito. Identifica a las partes, el envío, el vehículo y las condiciones básicas de la operación para su comprobación por la Inspección de Transporte.
La Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, estableció su digitalización obligatoria. Desde el 5 de octubre de 2026, cuando resulte exigible este documento, debe generarse electrónicamente. La novedad es su formato digital.
A quién obliga el DeCA y quién debe emitirlo
El artículo 4 de la Orden FOM/2861/2012 atribuye la formalización del documento a dos sujetos: el cargador contractual, que contrata directamente el transporte con quien lo ejecuta, y el transportista efectivo, titular de la autorización bajo la que se presta materialmente el servicio. Pueden acordar quién genera el archivo, pero esa organización interna no elimina sus obligaciones legales.
Responsabilidades del cargador y del transportista
El cargador contractual responde de los datos sobre su identidad, la del transportista efectivo, el origen y destino, y la naturaleza y peso de la mercancía ; apartados a) a d) del artículo 6. El transportista efectivo responde de la autorización especial cuando proceda, la fecha del envío y las matrículas ; apartados e) a g). Cada parte responde también de las observaciones que incorpore.
Qué ocurre cuando hay subcontratación
Si una empresa contrata un envío y después encarga su ejecución a otra, hay que identificar quién contrata directamente al transportista que realmente circula. Por ejemplo, si una agencia concierta el trayecto con una empresa transportista que lo ejecuta, la agencia será el cargador contractual y esta última el transportista efectivo a efectos del DeCA. No deben confundirse con el propietario de la mercancía o con intermediarios anteriores de la cadena.
- En una cadena de subcontratación, el dato decisivo es la relación contractual directa con el transportista efectivo, no solo quién es dueño de la mercancía.
Qué transportes están exentos del DeCA
Antes de generar un documento DeCA, conviene comprobar si el servicio está sujeto a la Orden FOM/2861/2012. Su artículo 2 establece exenciones concretas y otras operaciones quedan fuera de su ámbito territorial o material.
| Tipo de transporte | ¿Se exige DeCA? | Criterio |
|---|---|---|
| Transporte público interior ordinario sujeto a autorización | Sí | Regla general, salvo exención específica. |
| Mudanzas | No | Exención expresa del artículo 2. |
| Vehículos averiados o accidentados trasladados en vehículos especiales | No | Exención expresa del artículo 2. |
| Paquetería de pocos bultos fácilmente manipulables | Depende | Solo cuando cumple las condiciones concretas del artículo 2. |
| Servicio para el que no se exige título habilitante | No | Exención expresa prevista en la Orden. |
| Transporte privado complementario | No por esta Orden | Queda fuera del transporte público al que se dirige el documento. |
| Transporte internacional | No por esta obligación interior | Se aplican los documentos previstos en los convenios correspondientes. |
| Cabotaje en España | Sí, si está sujeto | Es transporte interior a efectos de la obligación documental. |
- Un tramo interior por carretera de un transporte multimodal puede estar sujeto al DeCA. Una carta de porte tampoco constituye, por sí sola, una exención.
¿Tu transporte necesita DeCA?
Responde a unas preguntas sobre el tipo de transporte y las condiciones del servicio para conocer si, en principio, debes disponer del documento electrónico de control administrativo.
Importante: este recurso ofrece una orientación basada en la Orden FOM/2861/2012. No sustituye la comprobación jurídica del servicio ni genera un DeCA. Pueden existir otras obligaciones documentales. Consulta el artículo 2 de la Orden y la resolución sobre el DeCA electrónico .
Qué datos debe contener el DeCA
Contenido obligatorio según el artículo 6
El documento de control debe recoger los siguientes datos esenciales, conforme a la redacción vigente del artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012:
- a) Nombre o razón social, NIF y domicilio del cargador contractual.
- b) Nombre o razón social y NIF del transportista efectivo.
- c) Lugar de origen y destino del envío.
- d) Naturaleza y peso de la mercancía; si el peso exacto es difícil de determinar, una magnitud alternativa adecuada.
- e) Identificación de la autorización especial de circulación, cuando sea necesaria.
- f) Fecha de realización del transporte.
- g) Matrícula del vehículo y, en conjuntos articulados, también la del remolque o semirremolque.
- h) Observaciones o reservas solicitadas por los intervinientes.
Ejemplo de DeCA cumplimentado
Este ejemplo ficticio muestra cómo podrían reflejarse los campos principales de un transporte interior ordinario. No es una plantilla legal ni un PDF válido para circular: faltaría generarlo por un sistema que incorporase los requisitos técnicos y el QR.
| Campo | Ejemplo ficticio |
|---|---|
| Cargador contractual | Logística Ejemplo, S. L. · NIF B00000000 (ficticio) · C/ Almacén, 10, Madrid |
| Transportista efectivo | Rutas del Centro, S. L. · NIF B11111111 (ficticio) |
| Origen y destino | Centro de carga en Madrid → centro de distribución en Valencia |
| Mercancía | Material de embalaje · 12 palés · 5.400 kg |
| Autorización especial de circulación | No procede |
| Fecha de transporte | 2 de noviembre de 2026 |
| Vehículos | Tractora 0000-XXX · semirremolque R-0000-XXX (ficticias) |
| Observaciones | Precinto 0084, consignado a petición de las partes |
Nota: los nombres, identificadores y datos incluidos son ficticios y se presentan únicamente con fines ilustrativos.
Cómo emitir el DeCA paso a paso
La emisión requiere una aplicación capaz de transformar los datos del transporte en un documento digital conforme a la resolución técnica vigente. El procedimiento habitual puede organizarse así:
Checklist para emitir el DeCA
Comprueba los seis pasos esenciales para preparar, generar y conservar el documento electrónico de control administrativo.
Este recurso es una guía orientativa. Marcar los pasos no supone generar, validar ni presentar oficialmente el documento DeCA.
Qué herramientas permiten generar el documento
Existen plataformas especializadas, programas de gestión de transporte (TMS) y soluciones integradas en sistemas empresariales que permiten preparar el DeCA. No basta con que una herramienta exporte un PDF: debe cumplir los requisitos de creación, trazabilidad, almacenamiento y descarga establecidos por la Administración. Antes de elegirla, comprueba que admite los datos obligatorios, gestiona cambios, ofrece acceso durante una inspección y se integra con los sistemas de logística operacional.
Requisitos técnicos del DeCA digital
La Resolución de 5 de junio de 2026 concreta cómo deben funcionar los archivos y sus sistemas de acceso. Los principales requisitos son:
- PDF nativo digital y tamaño máximo de 5 MB; no sirve digitalizar un documento en papel mediante escáner.
- Metadatos de fecha y hora de creación y, cuando corresponda, de modificación.
- Código QR en el PDF con una dirección web única y específica de ese documento.
- URL HTTPS, con TLS 1.2 o superior, que permita descargar directamente el PDF sin registros, contraseñas o clics adicionales.
- Creación previa al comienzo del servicio y disponibilidad del enlace mientras dure el transporte.
- Conservación mínima de un año por los sujetos obligados; la URL de descarga puede desactivarse una vez transcurridos siete días naturales desde la finalización del servicio.
- Una foto o un escaneo de una hoja cumplimentada no cumple el requisito de generación nativa digital, aunque después se guarde con extensión PDF.
La firma no es obligatoria para la función administrativa del documento. Si también se utiliza para fines contractuales y se firma, la resolución prevé firma electrónica avanzada o cualificada. Tampoco es preciso certificar una aplicación ante el Ministerio ni comunicarle previamente el dominio del repositorio.
Inspecciones, incidencias y sanciones del DeCA
Cómo presentar el documento en una inspección
El conductor debe disponer, antes de iniciar el viaje, de una copia electrónica o impresa que contenga el QR, o del QR independiente. Ante un control puede mostrarlo para que los agentes descarguen el archivo original. Se permite llevar la copia en papel, pero esto no convierte el documento administrativo original en papel ni valida correcciones manuscritas.
Qué hacer si cambian los datos del transporte
Si cambia el vehículo durante la ruta, la documentación debe actualizarse. La resolución permite modificar el PDF existente, dejando visibles los datos anteriores y el motivo del cambio, o crear un nuevo PDF con nueva URL y QR, conservando el primero para asegurar la trazabilidad. En ambos casos debe entregarse la versión actualizada al conductor.
Multas e incumplimientos
La carencia del documento, la falta de datos esenciales, su ocultación o su falta de conservación pueden constituir infracciones graves según el artículo 141.17 de la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres. Para ese supuesto, el artículo 143 contempla una horquilla de 401 a 600 euros; la cuantía y la responsabilidad concretas dependen de los hechos y del encaje jurídico de la conducta. Otras infracciones pueden tener un tratamiento distinto.
- Antes de cada salida, comprueba que la URL del QR permite descargar directamente el PDF.
- Si se rectifican datos durante el trayecto, entrega el documento actualizado al conductor y conserva la trazabilidad.
- Las sanciones no se reducen a una única cifra aplicable a cualquier incumplimiento.
Diferencias entre DeCA, carta de porte, CMR y eFTI
Estos documentos cumplen funciones distintas y su uso conjunto exige respetar los requisitos de cada operación.
| Documento | Finalidad principal | Relación con el DeCA |
|---|---|---|
| DeCA | Control administrativo en los transportes sujetos a la norma española. | Debe cumplir las condiciones de generación y acceso digital. |
| Carta de porte | Documentación del contrato y sus condiciones. | Puede servir de formato para el DeCA si reúne los datos y requisitos aplicables. |
| CMR / eCMR | Documentación del transporte internacional por carretera. | El transporte internacional se rige por sus convenios; no hay sustitución automática en un servicio interior. |
| eFTI | Marco europeo para presentar información reglamentaria de transporte en formato electrónico. | La resolución admite la vía eFTI, en las condiciones de su apartado noveno. |
- El nombre del archivo no determina su validez: un documento con formato de carta de porte debe contener todos los datos exigidos y respetar las condiciones electrónicas para funcionar como DeCA.
Qué normativa regula el DeCA
El marco jurídico se apoya en la Orden FOM/2861/2012, que regula el contenido, las exenciones y las obligaciones; en la Orden TRM/282/2026, que actualiza el reparto de responsabilidades; y en la Resolución de 5 de junio de 2026, que define los requisitos digitales. La digitalización obligatoria deriva de la disposición transitoria octava de la Ley 9/2025.
Preguntas frecuentes sobre el DeCA
¿Cuándo empezó a ser obligatorio el DeCA electrónico?
El 5 de octubre de 2026 comenzó la obligatoriedad de usar el documento de control en formato electrónico para los transportes a los que se aplica. El documento de control ya existía con anterioridad; la novedad es su digitalización obligatoria.
¿Es obligatorio firmar el DeCA?
No se exige una firma para su validez administrativa. Si el mismo documento se emplea además para formalizar compromisos contractuales y se incluye una firma electrónica, deben respetarse los requisitos de firma previstos en la resolución técnica.
¿Puede presentarse una copia impresa?
Sí. El conductor puede portar una copia impresa con el código QR que permita descargar el PDF electrónico original. También puede mostrar el archivo en su dispositivo o únicamente el QR; no son válidas las modificaciones escritas a mano sobre el papel.
¿El eCMR sustituye automáticamente al DeCA?
No. Los transportes internacionales se documentan conforme a sus convenios. En un servicio interior sujeto al DeCA, un formato de carta de porte o equivalente solo puede utilizarse si incorpora los datos obligatorios y cumple las exigencias técnicas aplicables.
¿Se puede incluir más de un envío en un DeCA?
Sí, si el cargador contractual y el transportista efectivo son los mismos en todos los envíos y cada operación queda identificada individualmente, con su origen, destino, mercancía, peso y demás datos que cambien. La agrupación no elimina las obligaciones sobre cada expedición.
