Las funciones de un auxiliar de archivo son esenciales para mantener la documentación ordenada, accesible y correctamente conservada tanto en la Administración Pública como en empresas privadas, bibliotecas, museos, universidades y otras instituciones. La gestión adecuada de los documentos permite saber dónde se encuentra cada expediente, cómo consultarlo y de qué manera debe conservarse.
Para trabajar en el ámbito de los archivos es importante diferenciar varios perfiles. El archivista suele tener una formación especializada en gestión documental, conservación, acceso y tratamiento de fondos; el auxiliar de archivo desempeña tareas de apoyo técnico y operativo; y el auxiliar de biblioteca trabaja en servicios vinculados con colecciones bibliográficas, atención a usuarios y organización de materiales de lectura o consulta. Esta distinción permite delimitar mejor las funciones de un auxiliar de archivo dentro de cada institución.
En el ámbito universitario, la antigua Diplomatura en Biblioteconomía y Documentación dio paso a estudios como el Grado en Información y Documentación, relacionado con archivos, bibliotecas, documentación, recuperación de información, bases de datos y gestión documental. También existen ciclos formativos y procesos selectivos específicos que permiten acceder a puestos de apoyo en archivos, bibliotecas y museos. Esta formación puede resultar útil para asumir las funciones de un auxiliar de archivo, aunque los requisitos concretos dependen de cada puesto o convocatoria.
El auxiliar de archivo puede formar parte de equipos en los que presta apoyo al personal técnico, tramita documentos de archivo, registra información, ordena fondos y colabora en procesos de consulta, transferencia y conservación. Por ello, conocer las funciones de un auxiliar de archivo permite entender mejor su papel dentro de una institución documental.
¿Qué es un archivista?
Para responder a la pregunta qué es un archivista, puede decirse que es el profesional encargado de gestionar, conservar, organizar y facilitar el acceso a documentos producidos o recibidos por personas, empresas o instituciones. El concepto de archivista se relaciona con la custodia de documentos, pero también con su identificación, clasificación, descripción, preservación y consulta.
El archivista trabaja con documentos en distintos soportes: papel, fotografías, vídeos, audios, grabaciones, expedientes electrónicos y otros materiales que tienen valor administrativo, legal, histórico o informativo. Su labor no consiste solo en guardar documentación, sino en garantizar que esa información conserve su integridad, autenticidad, orden y disponibilidad.
Además de conservar documentos, el archivista debe facilitar el acceso a la información cuando esta pueda ponerse a disposición del público o de los usuarios autorizados. Por eso, la archivística es una disciplina que estudia los aspectos teóricos y prácticos de los archivos, su organización, funcionamiento, planificación y tratamiento técnico.
¿Qué es una biblioteca?
Una biblioteca es una de las instituciones culturales que ha mantenido su finalidad de forma estable a lo largo del tiempo. Sin embargo, esta estabilidad no significa inmovilismo. En los últimos años, las bibliotecas se han adaptado a cambios culturales, sociales, económicos y tecnológicos que han transformado sus servicios, sus colecciones y sus formas de acceso.
Una biblioteca es una colección organizada de obras y materiales seleccionados según determinados criterios, ordenados material o digitalmente y catalogados conforme a un sistema que permita su localización. Puede incluir libros, revistas, recursos audiovisuales, publicaciones electrónicas, repositorios digitales y otros documentos. Su finalidad es facilitar el acceso a los usuarios y garantizar la conservación de los fondos.
Aunque el trabajo de una biblioteca y el de un archivo no son idénticos, ambos comparten procesos de organización, descripción, conservación, recuperación de información y atención al usuario. Por eso, algunos puestos se agrupan en cuerpos o escalas relacionadas con archivos, bibliotecas y museos.
Principales funciones de un auxiliar de archivo
Las funciones de un auxiliar de archivo se centran en tareas de apoyo al personal técnico. Este profesional colabora en la organización de fondos, la gestión de depósitos, las transferencias documentales, la recuperación de expedientes, la atención a usuarios y el mantenimiento de instrumentos básicos de control.
La labor de auxiliar no sustituye a la del archivista, pero resulta imprescindible para que el archivo funcione de manera ordenada. El auxiliar de archivo participa en procesos técnicos básicos y en operaciones diarias que permiten conservar, localizar y facilitar documentos cuando son requeridos.
Estas son algunas de las principales funciones de un auxiliar de archivo:
- Apoyar técnicamente el proceso de trámite de documentos de archivo y realizar operaciones básicas de organización documental.
- Instalar físicamente los documentos en unidades de conservación y depósito, de acuerdo con las normas archivísticas aplicables.
- Buscar y recuperar documentos de archivo solicitados por usuarios, departamentos o personal autorizado.
- Apoyar técnicamente los procesos de transferencias documentales entre oficinas, archivos intermedios o archivos históricos.
- Colaborar en procesos básicos de preservación, revisión y control de documentos.
- Clasificar documentos destinados a microfilmación, digitalización u otros procedimientos de reproducción.
- Clasificar, codificar, registrar y archivar la entrada y salida de correspondencia.
- Mantener índices, inventarios, listados y sistemas de clasificación.
- Actualizar listas de acceso de registros clasificados y colaborar en el control de préstamos o consultas.
- Operar sistemas de captura de información, bases de datos y aplicaciones de gestión documental.
- Preparar la correspondencia registrada para su distribución o puesta a disposición.
- Revisar archivos periódicamente para comprobar que estén completos, ordenados y clasificados correctamente.
En conjunto, las funciones de un auxiliar de archivo combinan organización documental, control de movimientos, recuperación de información y apoyo en la conservación de los fondos.
Habilidades de un auxiliar de archivo
El auxiliar de archivos y bibliotecas debe tener habilidades para trabajar con equipos, materiales documentales, aplicaciones informáticas y bases de datos. También necesita capacidad de organización, atención al detalle y comunicación oral y escrita, ya que participa en la custodia, localización y entrega de materiales y documentos. La discreción y el respeto por la confidencialidad son igualmente importantes cuando se trabaja con información de acceso restringido.
Funciones de un archivista
Las funciones de un archivista tienen un alcance técnico y profesional más amplio que la labor de auxiliar. Mientras el auxiliar presta apoyo en tareas operativas, el archivista suele intervenir en la planificación del sistema documental, la valoración de documentos, la conservación de fondos, la elaboración de criterios de acceso y la supervisión de procesos archivísticos.
La función principal del archivista se relaciona con la responsabilidad de proteger los documentos para que mantengan la calidad de la información y permanezcan inalterables durante el tiempo necesario. El archivista debe reunir, gestionar, describir y facilitar el acceso a los documentos, además de ocuparse de su preservación a largo plazo.
Entre las funciones atribuibles a los archivistas se encuentran las siguientes:
- Recepción de documentos: procedimiento mediante el cual el archivista diseña o aplica estrategias para controlar la información recibida.
- Identificación y archivo de documentos: proceso vinculado con la gestión documental, el registro, la descripción y la clasificación de los fondos.
- Almacenamiento y conservación del archivo: función imprescindible para asegurar que los documentos se mantengan en espacios adecuados y con medidas de resguardo.
- Consulta del archivo: acción que depende del orden documental, de los instrumentos de descripción y de las condiciones de acceso establecidas.
Esta diferencia permite entender mejor por qué las funciones de un auxiliar de archivo se orientan al apoyo operativo, mientras que las funciones del archivista se relacionan con decisiones técnicas, criterios de conservación, valoración documental y planificación del archivo.
¿Dónde trabajan los archivistas?
Los archivistas tienen un campo laboral amplio, ya que pueden trabajar en cualquier empresa o institución que necesite mantener sus registros organizados, accesibles y conservados. También pueden colaborar con auxiliares de archivo, auxiliares de biblioteca, documentalistas y otros perfiles técnicos.
Las funciones de un auxiliar de archivo también pueden desarrollarse en estos espacios laborales:
- Empresas privadas.
- Organismos gubernamentales, como registros civiles, administraciones públicas o archivos institucionales.
- Museos, para identificar, organizar y documentar información sobre fondos y colecciones.
- Universidades, en registros de estudiantes, docentes, expedientes académicos y archivos históricos.
- Organizaciones no gubernamentales.
- Bibliotecas, centros de documentación y unidades de información.
En la actualidad, gran parte del trabajo archivístico se apoya en bases de datos electrónicas y sistemas de gestión documental. La documentación física puede digitalizarse para facilitar su uso, conservación y consulta, aunque la digitalización no sustituye por sí sola los criterios de organización, procedencia, autenticidad y preservación propios de la archivística.
Perfil de un archivero
El perfil de un archivero o archivista combina conocimientos de organización documental, descripción, conservación, acceso a la información, legislación aplicable, ética profesional y uso de herramientas tecnológicas. Las cualidades de un archivista también incluyen rigor, discreción, capacidad analítica y respeto por la confidencialidad.
Estas cualidades también ayudan a desempeñar correctamente las funciones de un auxiliar de archivo, aunque el nivel de responsabilidad y especialización de ambos perfiles sea diferente. Para ser un buen profesional en esta área conviene desarrollar habilidades y conocimientos relacionados con la organización, la documentación y la ética del trabajo archivístico.
Entre las cualidades más relevantes se encuentran:
- Compromiso con el trabajo documental y con la función social del archivo.
- Conocimiento de las funciones inherentes al cargo y de la importancia del trabajo diario.
- Capacidad crítica, analítica, organizada y observadora.
- Actualización constante en tecnologías, sistemas de información, administración documental y conservación digital.
- Capacidad para manejar bases de datos, instrumentos de descripción y aplicaciones de gestión documental.
Al valorar el perfil profesional del archivista, es importante preservar las herramientas y técnicas que permiten usar y resguardar la información. Estas herramientas garantizan una administración adecuada de los documentos, tanto físicos como digitales, y permiten su disponibilidad a lo largo del tiempo.
La conducta de un archivista a través de un decálogo
El archivista resguarda la integridad, autenticidad y confidencialidad de la información. Por ello, debe cumplir una serie de principios profesionales que orientan su comportamiento dentro de la organización a la que pertenece. La ética se convierte así en una especie de código propio de sus funciones. Muchos de estos principios también resultan aplicables a las funciones de un auxiliar de archivo, especialmente cuando incluyen custodia, consulta o entrega de documentos.
Decálogo del archivista
Este es el decálogo de un archivista:
- Promover la conservación de la información y reconocer su valor como patrimonio documental de la comunidad.
- Mantener actualizados los conocimientos sobre sistemas de documentación, gestión de archivos y conservación de fondos.
- Actuar con imparcialidad, una cualidad indispensable para que su trabajo sea confiable y beneficie a todos los usuarios autorizados.
- Fomentar el respeto a la privacidad y al acceso a la información, de acuerdo con las normas internas y la legislación aplicable.
- Evitar sesgos o actitudes arbitrarias en el acceso al material archivado.
- Documentar las acciones realizadas y mantener registros de manipulación, préstamo o consulta de los documentos.
- Favorecer la conservación y el uso responsable, así como preservar el valor y la autenticidad de los documentos.
- Clasificar la documentación de forma que se respete el contexto histórico, legal y administrativo de la información.
- Garantizar, en la medida de lo posible, la continuidad, inteligibilidad y accesibilidad de la información archivada.
- Reconocer que la documentación protegida por el archivo puede constituir evidencia de hechos, derechos, decisiones o procesos del pasado.
Elementos importantes del trabajo archivístico
Cuando se trata del orden de los documentos, su origen, destino y acceso, la labor de un archivista debe fortalecer la cooperación entre los interesados y los valores éticos propios de la profesión. Estos criterios también orientan las funciones de un auxiliar de archivo y exigen respetar principios como la procedencia, el orden original, la autenticidad y la conservación de la información.
Los siguientes elementos forman parte fundamental del trabajo archivístico:
- Identificar la procedencia del documento y conservar la información sobre quién lo ha producido o emitido, ya que esto permite comprender mejor su contenido y su contexto.
- Mantener un orden documental cronológico, funcional o administrativo, según las disposiciones establecidas para su ubicación y recuperación.
- Preservar la relación original entre los documentos, especialmente cuando forman parte de un expediente, una serie documental o un fondo.
- Aplicar criterios de acceso que permitan consultar la información disponible sin comprometer la privacidad, la seguridad o la conservación de los documentos.
¿Cuál es el sueldo de un auxiliar de archivo en España?
El sueldo de un auxiliar de archivo puede variar según el tipo de entidad, la administración convocante, el convenio aplicable, la jornada, la experiencia, los complementos y las funciones de un auxiliar de archivo que se desempeñen en cada puesto. No es lo mismo trabajar en una empresa privada, en una biblioteca, en un archivo universitario o en una administración pública.
De forma orientativa, el sueldo bruto de un auxiliar de archivo a jornada completa puede situarse entre 1.400 y 1.900 euros al mes. En el sector público, la remuneración depende del grupo o subgrupo profesional, la escala, el nivel de destino, la antigüedad y los complementos establecidos en cada convocatoria o relación de puestos de trabajo. En el sector privado, puede variar según el convenio colectivo, la experiencia y el nivel de responsabilidad.
Por este motivo, este rango debe entenderse como una referencia orientativa y no como un salario fijo o un mínimo aplicable a todos los puestos. Para conocer la remuneración exacta, conviene revisar la convocatoria, el convenio o la oferta concreta, así como el número de pagas en el que se distribuye el salario anual.
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