La operatividad y la consecución de objetivos en el mundo corporativo depende en gran medida de la eficacia de la comunicación entre los empleados, los encargados y los directivos. Existen muchos medios para transferir información, pero el más importante, debido a su formalidad, es el memorándum sin lugar a duda.
En papel o formato digital, este documento es útil para muchos efectos dentro de las organizaciones. Esto hace que todos quienes trabajen en este ámbito deban conocer sus tipos, objetivos y estructuras. ¿Quieres saber más? ¡Te lo contamos!
¿Qué es un memorándum?
Un memorándum es un documento que opera como medio de comunicación interna en las empresas, organizaciones e instituciones para comunicar, detallar, compartir o solicitar acciones de trabajadores o departamentos.
En este sentido, el contenido del memorándum incluye información relevante sobre tareas, eventos o cambios de políticas, por lo que sirve como medio de notificación en convocatorias, anuncios y recordatorios.
Con todo, se trata de un documento formal que se caracteriza por su simplicidad, concisión y claridad, ya que su objetivo es facilitar una comunicación eficaz y directa dentro del ámbito corporativo. Además, es muy útil para establecer un registro de avisos si fuera necesario conocer cuántas veces se notificó a alguien de algo.
Partes de un memorándum
Un memorándum posee estructura y contenidos simples para garantizar su claridad y eficacia en la comunicación del tema de interés. Veamos cuáles son sus partes:
Fecha y lugar
Esta información es importante para conocer el momento y contexto en el que fue emitido el memorándum. En consecuencia, contiene referencias para situarlo en el tiempo.
Destinatario
El memorándum tiene destinatarios o bien individuales, o bien colectivos, por lo que esta información debe colocarse claramente. Esto asegura que la comunicación sea dirigida y personalizada, es decir, que llegue a la persona o departamento correcto.
Tema o asunto
Se trata de uno de los puntos más importantes de este documento, ya que presenta de manera concisa un resumen del propósito de la comunicación. El lector debe comprender, en una primera lectura, la motivación del memorándum.
Mensaje
Esta sección suele dividirse en varios párrafos según el contenido de estos.
- El primero incluye la motivación del memorándum. Se utilizan frases en las que se especifica la intención del documento, ya sea informar o solicitar.
- El segundo cuenta con la función de incluir información adicional que podría ser relevante para aclarar el contenido general del documento.
- El tercero contiene la solicitud de la acción, que también debe expresarse de manera concisa y clara para evitar malentendidos.
Firma
La firma, manuscrita o digital, permite reconocer al emisor del memorándum y dotarlo de formalidad.
¿Para qué sirve un memorándum?
Como se vio, el memorándum ocupa un lugar importante en la comunicación interna de las empresas. Pero ¿cuáles son las principales motivaciones de este documento? Entre ellas, encontramos las siguientes:
- Comunicar a los trabajadores cambios o modificaciones en políticas o regulaciones vinculadas con el uso de instalaciones, software u otras herramientas.
- Anunciar la realización de eventos (congresos, capacitaciones, celebraciones, entre otros) en los que los empleados deben participar.
- Presentar los planes y objetivos que la empresa ha trazado para los siguientes trimestres, semestres o años.
- Solicitar recomendaciones para mejorar los servicios de la empresa, optimizar el trabajo y llegar de mejor manera a los clientes.
- Informar a un empleado sobre acciones que debe o no debe hacer, así como ponerlo en preaviso sobre aspectos que podrían ser perjudiciales para su equipo.
Tipos de memorándum
Existen varios tipos de memorándum, cada uno adaptado a propósitos específicos dentro de la organización:
Memorándum informativo
Este tipo de memorándum cumple la función de transmitir información sobre un sinfín de aspectos que los empleados deben conocer. Como su función es, precisamente, informar, los datos deben presentarse y distribuirse de forma clara e inequívoca.
Memorándum social
Suele comunicar la realización de eventos internos relacionados con el esparcimiento de los trabajadores, así como las fiestas o reuniones de conmemoraciones de efemérides internas.
Memorándum de estado
Como indica su nombre, notifica el estado en el que se encuentra determinada tarea o proyecto para que los involucrados se adquieran de los progresos.
Memorándum de respuesta
Sirve para responder a consultas, seguimientos o solicitudes de información en torno a tareas y proyectos.
Memorándum de directiva
Este memorándum comunica a los empleados una orden o instrucción sobre determinado aspecto, como cuidar las instalaciones de la empresa o aprovechar adecuadamente los horarios de descanso.
Memorándum de aclaración
Se utiliza para aclarar dudas, malentendidos o para proporcionar información adicional sobre un tema previamente discutido en memorándums previos.
Consejos para hacer un memorándum
Para redactar un memorándum efectivo, considera los siguientes consejos:
- Deja claro el destinatario. Asegúrate de que el documento especifique a quién va dirigido para garantizar que la información llegue correctamente.
- Escribe el propósito claramente. El motivo del memorándum debe ser evidente desde el principio para captar la atención del lector y asegurar su comprensión.
- Incluye información adicional. Proporciona todos los detalles necesarios para que el destinatario entienda completamente el contexto, las solicitudes y las expectativas del documento.
- Expresa lo que se solicita. Si el memorándum requiere una acción específica, indícalo claramente para evitar confusiones y garantizar una respuesta adecuada.
Modelo de memorándum
Para: Todos los empleados
De: Dirección General
Fecha: 08/03/2024
Asunto: Celebración del décimo tercer aniversario de Logistics & Co.
El propósito de este documento es extender una cordial invitación a todos nuestros empleados para la celebración del décimo tercer aniversario de Logistics & Co. Este evento simboliza nuestro agradecimiento por el arduo trabajo, la dedicación y el compromiso demostrado por cada uno de ustedes, que juntos han contribuido al éxito y crecimiento de nuestra empresa.
La fiesta se celebrará el sábado 04 de mayo de 2024 a las 18:00 horas en el Centro de Convenciones Tegucigalpa. La celebración incluirá una cena de gala, reconocimientos especiales al personal destacado y diversas actividades de entretenimiento. Este evento no solo es una ocasión para festejar nuestros logros como empresa, sino también para fortalecer los lazos entre todos los miembros de nuestro equipo.
Agradeceríamos su confirmación de asistencia antes del 15 de abril con el fin de organizar los detalles del evento de manera adecuada y asegurar una experiencia memorable para todos. Puede confirmar su asistencia a través del formulario que hemos habilitado en nuestra aplicación interna o comunicándose directamente con el departamento de Recursos Humanos.
Cordialmente,
[Firma y nombre del director]
Dirección General
Logistics & Co.
