Descubre qué estudios debe tener un auxiliar administrativo
Estudiar para convertirte en Auxiliar administrativo es una excelente opción, ya que este perfil es muy demandado en la actualidad debido a que prácticamente cualquier empresa debe contar con este profesional. El Asistente administrativo es muy necesario en cualquier oficina y sus funciones y trabajo suelen ser similares, independientemente del área en que se desempeñe la empresa.
¿Y tu sabes qué estudios debe tener un auxiliar administrativo?
Si te gusta el trabajo de oficina como archivar, redactar reportes, labores administrativas en general y atender llamadas y visitas, este empleo es ideal para ti, y para que comiences tus estudios estando bien informado, en este articulo te detallamos este perfil y que estudios debe tener un auxiliar administrativo. ¡Aquí tienes está oportunidad!
¿Qué es un auxiliar administrativo?
Los asistentes o auxiliares administrativos básicamente hacen referencia a las personas encargadas de garantizar el correcto funcionamiento de una empresa, en otras palabras, son los pilares para su desarrollo y organización. Entre sus principales labores podemos mencionar el orden, la planificación y coordinación de las actividades generales de una compañía. Incluso, es posible que lleguen a encargarse de asuntos relacionados con recursos humanos, como por ejemplo, con las nóminas y la logística.
A diferencia de un asistente ejecutivo, los auxiliares administrativos no se centran únicamente en cumplir con funciones para el bien de una persona, sino que su trabajo influirá y determinará el éxito de todo un equipo o departamento.
¿Qué estudios debe tener un auxiliar administrativo?
Para trabajar como administrativo o auxiliar debes obtener el título de Técnico en Gestión Administrativa, un ciclo de Formación Profesional de lo más completo que te preparará para ser un buen administrativo a nivel comercial, financiero, fiscal y contable, entre otros.
Una vez obtenida tu titulación, lo ideal es seguir formándose asistiendo a cursos o seminarios. De hecho, hay cursos homologados para auxiliares administrativos que te pueden venir muy bien para conseguir más puntos en las bolsas de trabajo que se convoquen en tu localidad, o bien, en la baremación de méritos de determinadas oposiciones de ámbito local y estatal.
¿Qué necesito para ser auxiliar administrativo?
Además del ciclo de Formación Profesional anteriormente mencionado, el candidato/a que desee convertirse en auxiliar administrativo deberá cumplir estos requisitos:
- Tener nociones de cálculo básico
- Buena capacidad de comunicación y de resolución de problemas
- Conocimientos de TIC y saber manejar el equipo de oficina
- Ser organizado, metódico y cuidadoso en su trabajo
Oposiciones a auxiliar administrativo del Estado
Como ya hemos adelantado, los auxiliares administrativos se ocupan de tramitar los documentos internos de una empresa, sea esta pública o privada. Si quieres estudiar para ser auxiliar administrativo del Estado -es decir, de la entidad pública- tendrás que superar las pruebas de oposición pertinentes. Las pruebas para las oposiciones de auxiliar administrativo están compuestas por dos ejercicios:
- Primer ejercicio: está compuesto por dos pruebas eliminatorias que se realizan de manera conjunta:
- Primera prueba: Para superarla hay que contestar por escrito un test de 60 preguntas; 30 de ellas versan sobre las materias previstas en el Bloque I, y las otras 30 son de carácter psicotécnico.
- Segunda prueba: Para superarla debes contestar por escrito un cuestionario de 30 preguntas sobre las materias previstas en el Bloque II.
- Segundo ejercicio: Prueba de carácter práctico en la que se valorarán los conocimientos y habilidades en el procesador de textos, la hoja de cálculo y la transcripción de un texto para detectar las posibles faltas ortográficas.
Funciones del Auxiliar administrativo
Ahora que ya conoces que estudios debe tener un auxiliar administrativo, es importante que conozcas las tareas y trabajo diario que debe realizar. Entre las principales funciones están:
- Atención telefónica.
- Atención de clientes.
- Gestionar el correo postal y electrónico, así como los artículos de papelería y otros materiales.
- Recepción, archivo y gestión de todos los documentos.
- Labores administrativas como: realización de cálculos contables, preparación de informes, facturas y cálcular presupuestos y gastos.
- Gestionar la agenda de sus superiores.
- Preparación de las reuniones, juntas y eventos.
- Organizar reuniones y encargarse de la logística.
- Administrar la información del personal.
- Transcribir textos a partir de un borrador o de voz grabada.
También se pueden incluir otras funciones dependiendo del sector en que se desenvuelva la empresa para la que se trabaja, pero en general, las mencionadas anteriormente son las más frecuentes.
Competencias y habilidades necesarias para ser Auxiliar administrativo
Para trabajar en cualquier oficina como secretario administrativo, es necesario tener algunos conocimientos y habilidades que puedes adquirir fácilmente cursando cualquier curso especializado para tal fin.
- Manejo avanzado de las herramientas y material de oficina (calculadoras, impresoras, fotocopiadoras, ordenadores, etc.).
- Conocer y manejar las principales herramientas ofimáticas (procesador de texto, hoja de cálculo, bases de datos, etc.)
- Manejar aplicaciones informáticas como Word, PDF, Excel, Acces, etc.
- Habilidades de cálculo básico, matemáticas, tratamiento de textos y mecanografía.
- Nociones de organización y gestión de la información.
También son necesarias algunas cualidades personales que se deben desarrollar si se desea realizar este trabajo de forma eficaz:
- Responsabilidad para llevar a cabo todas las tareas en el tiempo establecido.
- Habilidades de comunicación para tratar con el público y el personal interno.
- Ser organizado, educado, amable y mantener un aspecto profesional y formal.
- Tener iniciativa para tener todo al día y ser capaz de trabajar en equipo.
- Ser una persona confiable e integra para poder manejar información confidencial.
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