En cualquier empresa, compañía o negocio se necesita personal que ayude a gestionar y promueva el buen funcionamiento del trabajo de oficina; para ello se contrata a una secretaria administrativa o asistente con las destrezas básicas para cumplir sus funciones. Estos profesionales realizan labores como sacar copias, atender llamadas, redactar, archivar y revisar documentos o coordinar reuniones de trabajo.
Si te interesa el trabajo de secretaria administrativa, este artículo te ofrece una descripción completa de las habilidades de una secretaria y de su perfil profesional, para que sepas qué se requiere en un puesto administrativo. Además de las funciones y competencias del cargo, repasamos también la formación académica que puede complementar este perfil.
Perfil profesional de la secretaria
Las actividades que realiza una secretaria son muy importantes, las cualidades del perfil de una secretaria o llamada también auxiliar administrativo son:
- Ser amable y ejecutiva.
- Capacidades de secretariado administrativo.
- Capacidades para la organización.
- Recepcionista.
- Capacidad para priorizar labores.
- Habilidades organizativas.
Las personas que ocupan estos cargos de gran importancia o con cierto poder necesitan de un ayudante o secretaria que los ayude a manejar sus asuntos y en ellas están las actividades que realiza una secretaria. Por esto, lo más habitual es que jefes, directivos, políticos, burócratas, etc. cuenten con secretarias.
Las actividades que realiza una secretaria puede variar conforme con la actividad a la que se dedica su líder. Además de haber completado una buena formación para el puesto de secretaria o de auxiliar administrativo.
Entre las actividades que realiza una secretaria es de mayor relevancia tener un óptimo grado de inglés, en especial si el puesto necesita el trato, así sea por teléfono o por escrito, con consumidores o proveedores extranjeros.
Actividades que realiza una secretaria
Las actividades que realiza una secretaria es ofrecer soporte y participación a su Jefe para que pueda consumar a cabalidad con su puesto en la organización, sin retrasos ni distracciones.
Aun cuando la naturaleza de la compañía incide en el tipo de tareas que hace falta de una secretaria, se podría mencionar que sus funcionalidades primordiales son:
Administración de agenda
Es responsabilidad de la secretaría conservar al día la agenda del individuo para la cual labora. Teniendo en cuenta que debe ser muy eficiente en no dejar pasar algún evento importante.
Atención al público
Debería contestar las llamadas y registrar la razón de las mismas, así como todos esos datos que le permitan a su empleador hacer un efectivo seguimiento del tema.
Administración de documentos
Además de ser el individuo que obtiene y gestiona la correspondencia de su líder, una secretaria redacta, lee, responde correos y archiva la más grande parte de las cartas, notificaciones, memorandos y correos electrónicos de su empleador.
Organización de la oficina
La secretaría debería organizar y conservar en la empresa los conjuntos y el mobiliario de la oficina: teléfonos, fotocopiadoras, impresoras, proyectores, muebles, archivadores, entre otros.
Preparación de presentaciones
Comúnmente un ejecutivo debería exponer sus informes a modo de presentaciones que resuman y jerarquicen la información. Para esta labor frecuenta solicitar ayuda a su secretaria a cargo.
¿Qué es una secretaria administrativa?
La secretaria o asistente administrativa es un profesional que se encarga de asegurar el buen manejo de las actividades de una oficina realizando labores administrativas y generales de la oficina o departamento de recursos humanos, además de redactar los reportes correspondientes durante sus rutinas diarias de trabajo.
Para aplicar al puesto secretaria administrativa en una empresa de renombre el o la postulante debe contar con experiencia profesional de al menos 1 año en su currículo vitae, tener las competencias y laborales requeridas. Aunado a esto, el aspirante debe cumplir con las habilidades requeridas en el perfil de secretaria administrativa.
Asimismo, es importante destacar que hoy en día el término «secretaria administrativa» ha sido reemplazado por «asistente administrativo», ya que es un poco anticuado. Además, cabe destacar que existe una diferencia entre una Asistente o secretaria Administrativa y una Asistente Ejecutiva, entre ellas podemos notar:
- Primeramente, son sus supervisores, un asistente administrativo trabaja para un equipo, departamento u oficina y la asistente ejecutiva, como son básicamente asistentes personales, se encargan de una sola persona.
- En segunda instancia, sus responsabilidades y funciones varían, es decir, las tareas de una Asistente Ejecutiva son menos administrativas y de carácter personal, en cambio, las responsabilidades de un Asistente Administrativo afectan a todas las operaciones de la empresa u organización.
Diferencias entre una asistente administrativa y una secretaria ejecutiva
Para quienes quieren saber qué es una secretaria ejecutiva resulta bueno, también, conocer sobre las diferencias que se manejan de este cargo con respecto a las funciones de una asistente administrativa.
En un principio, la principal diferencia radicaba en que en el primer caso, además de cumplir funciones de secretariado, se consideran la mano derecha de los ejecutivos y tienen la posibilidad de brindar asesorías.
Sin embargo, hoy en día, en la mayoría de los casos, ambos términos se refieren al mismo cargo, pero en algunas instituciones aún se conservan los conceptos y diferencias tradicionales entre un asistente administrativo y una secretaria ejecutiva.
El perfil de la secretaria administrativa
El cargo de administrativo tiene como función principal llevar a cabo las tareas administrativas de una oficina, el aspirante a este puede esperar estar a cargo de:
- Archivar, planificar y coordinar las actividades generales de la oficina.
- Redactar los reportes, correos electrónicos, documentación contable.
- Manejar programas informáticos, como por ejemplo: Microsoft office, sobre todo el programa Excel.
En otros casos, como los emprendimientos pequeños, los asistentes administrativos pueden llegar a hacerse cargo de tareas del departamento de recursos humanos, tales como gestión de la nómina, el reclutamiento y la logística.
Habilidades y competencias que debe tener una secretaria administrativa
Antes de describir las habilidades de una secretaria, es bueno tener en cuenta la diferencia entre habilidad y competencia. La primera se refiere a la capacidad de una persona de realizar una tarea, ya sea innata o desarrollada con el tiempo, también, dentro de esta categoría existen las habilidades blandas que se relacionan a la capacidad de comunicación y relación con las personas a nuestro alrededor. Por otro lado, las competencias refieren a la realización de tareas pero, esta vez, con experiencia y conocimiento para dar recomendaciones.
Habiendo aclarado esto, te presentamos las competencias y habilidades de una secretaria:
Competencias de una secretaria
- Capacidad de resolución de problemas.
- Capacidad de organización del trabajo.
- Responsabilidad en el trabajo.
- Capacidad de trabajar en equipo.
- Autonomía y proactividad.
- Relación interpersonal.
Habilidades de una secretaria
- Escuchar activamente las indicaciones dadas por los superiores.
- Comprensión de lectura.
- Gestión del tiempo.
- Comunicación efectiva con los compañeros de trabajo y clientes.
- Escribir con coherencia los informes y memos que se requieran.
- Pensamiento crítico.
- Aprendizaje proactivo.
- Coordinación de personal, servicios.
- Revisión de documentación.
En definitiva, todas estas habilidades y competencias son requeridas para poder ingresar a un departamento administrativo, ya que aseguran la eficiencia y eficacia de la persona en la realización de sus funciones como secretaria.
¿Cuáles son los 7 conocimientos de una secretaria esenciales para el día a día?
Los conocimientos de una secretaria corporativa son muy generales y se centran en la resolución de problemas inminentes. Se concentran en las siguientes áreas.
- Dominio de herramientas de oficina: es crucial contar con habilidades en el uso de software de procesamiento de texto (como Microsoft Word), alto dominio de Excel y programas de presentaciones (como PowerPoint). Además, conocimientos básicos de gestión de correo electrónico y calendarios son esenciales.
- Habilidades de organización: una secretaria debe ser altamente organizada para manejar eficientemente agendas, programar reuniones, coordinar viajes y realizar múltiples tareas simultáneamente.
- Excelente comunicación: la capacidad de comunicarse claramente, tanto verbalmente como por escrito, es fundamental para interactuar con clientes, proveedores y otros miembros del equipo de manera efectiva.
- Destrezas en gestión de archivos: saber organizar archivos físicos y digitales de manera ordenada facilita el acceso a la información cuando sea necesario.
- Conocimientos en gestión administrativa: entender los procedimientos administrativos y tener nociones sobre gestión de recursos humanos, contabilidad básica y manejo de presupuestos puede ser fundamental en el rol de secretaria.
- Habilidades de atención al cliente: una secretaria frecuentemente actúa como el primer punto de contacto para clientes y visitantes, por lo que debe tener habilidades para brindar un trato amable, profesional y resolver problemas de manera eficiente.
- Competencias en tecnología: estar al tanto de las nuevas tecnologías y su aplicación en el entorno laboral puede mejorar la eficiencia en tareas diarias, como el uso de sistemas de gestión empresarial (ERP) o herramientas de videoconferencia.
El perfil de una secretaria ejecutiva
El perfil laboral de una secretaria ejecutiva cuenta con una serie de requisitos y habilidades que le permitirán ejercer su trabajo de la mejor manera. Entre las características más destacadas del perfil profesional se encuentran:
- Eficiente con el tiempo y ser organizada.
- Respeto, atención y naturalidad al interactuar con el público.
- Detallista o perfeccionista, y meticulosa.
- Facilidad de expresión, sea oral o escrita. Un agregado importante es poder ser bilingüe.
- Tener iniciativa y poder cumplir trabajo bajo presión o estrés, generalmente causado por el tiempo.
- Capacidad para resolver requerimientos en la oficina.
- Manejo tecnológico, programas de registro e índole administrativa.
Es crucial que la secretaria de la gerencia conozca el funcionamiento de la empresa y la labor de su departamento. Tanto ella como la asistente administrativa coinciden en tareas que suman a la productividad de la empresa, ya sea solventando trámites y organizando todo adecuadamente.
Funciones de una secretaria ejecutiva
Las funciones de una secretaria ejecutiva son importantes para la empresa porque son el apoyo de los altos rangos de la institución. Entre sus ocupaciones se encuentran:
- Responder llamadas y mensajes, y organizar las solicitudes a los ejecutivos.
- Recibir a los visitantes y poder servirles de guía.
- Brindar la información solicitada por sus jefes o visitantes.
- Clasificar correspondencia y preparar una respuesta a inquietudes recurrentes.
- Realizar informes y presentaciones a partir de borradores o documentos preexistentes.
- Gestionar y mantener los programas de los ejecutivos.
- Establecer sistemas de archivado.
- Planificar viajes a partir de preparativos, itinerarios, conferencias y responsabilidad social del ejecutivo. Como asistente, la secretaria moderna, realiza el viaje junto a su jefe, procurando que todo esté en orden.
- Manejar programas de presentación como prezi (prezi inc) para las conferencias de los ejecutivos.
- Organizar el orden del día y los preparativos para las reuniones de los altos rangos de la empresa.
- Supervisar a otros trabajadores y delegarle diversas labores, como a una secretaria administrativa de algún departamento.
Las funciones básicas de una secretaria ejecutiva bilingüe pueden ser las típicas de oficina. Desde imprimir diversos informes o archivos, hasta ser una recepcionista del área con alta capacidad de atención al público.
Si quieres tener un perfil de secretaria ejecutiva para tu hoja de vida y poder obtener los mejores puestos de trabajo, tenemos una recomendación para ti.
¿Cuánto gana una secretaria ejecutiva según el país?
El salario mínimo de la secretaria por supuesto variará según el país donde desempeñe sus funciones, así que hemos hecho este sección donde te decimos cuánto gana la secretaria ejecutiva. Veamos…
En Perú
¿Te encuentras en territorio peruano? Pues, si quieres saber cuánto gana una secretaria ejecutiva en Perú…
- Su salario mínimo es de 1.200 soles mensuales.
- Su salario máximo es de 1.500 soles mensuales.
Al no tener nada de experiencia el salario puede oscilar entre los 1.200 a 2.200 soles, pero el más experimentado puede llegar a hacer de 1.800 hasta 3.800 soles al mes.
En Chile
Ahora, con respecto a cuánto gana una secretaria ejecutiva en Chile, veamos que…
- Su salario mínimo es de $366.000 pesos al mes.
- Su salario máximo es de $1.170.000 pesos mensuales.
En otras palabras, para los menos experimentados, el salario generalmente disponible oscila entre los $360.000 a $600.000 pesos.
En México
Si te preguntas cuánto gana una secretaria ejecutiva en México en la actualidad, su salario puede alcanzar los $90.000 anuales, que se traducen en $46 a cada hora de trabajo. Las secretarias más experimentadas pueden llegar a ganar hasta $135.000 al año.
En Panamá
Por otro lado, si estás en Panamá, y has decidido que quieres dedicarte a ser servidora de los altos funcionarios empresariales, con respecto a cuánto gana una secretaria ejecutiva en Panamá su salario promedio a ganar en este país es de 650 dólares mensuales.
En Estados Unidos
¿Te encuentras en Estados Unidos y te llama la atención la carrera de secretaria ejecutiva? Pues, si hablamos de cuánto gana una secretaria ejecutiva en Estados Unidos debemos tener en cuenta todas sus variantes, según la experiencia del profesional…
- Menos de 1 año de experiencia, puede ganar $40.000 dólares al año.
- De 5 a 6 años de experiencia, puede ganar $46.000 dólares al año.
- Con más de 20 años de experiencia, puede ganar $52.000 dólares al año.
Formación académica complementaria: la carrera de secretariado ejecutivo
Junto a las habilidades y competencias descritas, existe una vía de formación reglada para quienes desean especializarse en este perfil: la Licenciatura en Secretariado Ejecutivo. Esta carrera, de una duración aproximada de dos años, forma a profesionales capacitados para ejercer como asistentes administrativos de los altos ejecutivos de una empresa, con una malla curricular que suele incluir gestión secretarial, ofimática, mecanografía computarizada, inglés técnico, relaciones públicas y protocolo, entre otras materias.
El profesional egresado desarrolla una atención eficiente al público interno y externo, redacta y organiza documentación conforme a las normas establecidas y gestiona la agenda del ejecutivo según sus necesidades, complementando así las funciones de los asistentes y secretarios descritas anteriormente. Además, quienes cursan esta carrera desarrollan características profesionales muy valoradas en el oficio, como el sentido crítico, la capacidad de liderazgo y una sólida ética de responsabilidad hacia la organización.
Esta formación en secretariado ejecutivo puede cursarse en distintas modalidades —universitaria, técnica o de diplomado— y está disponible en varios países de Iberoamérica, lo que permite adaptar la ruta académica a la realidad de cada aspirante que busca profesionalizar su perfil como secretaria o secretario ejecutivo.
