¿Alguna vez has tenido un correo institucional? Si has trabajado en una empresa o en la administración pública, habrás visto que el correo electrónico que te aportan no es el típico @gmail o @hotmail. No, casi siempre está personalizado.
Esto no se hace por branding o por aumentar el sentimiento de pertinencia de los trabajadores. Nada de eso. Detrás de un correo institucional existe una estrategia y motivos de peso. Por ejemplo, el refuerzo de la ciberseguridad de la organización.
A lo largo de este artículo veremos cómo crear un correo institucional. Te daremos el paso a paso.
¿Qué es y para qué sirve el correo institucional?
El correo institucional no deja de ser una cuenta de correo electrónico. ¿Cuál es su principal peculiariedad? Que está creada y administrada por una organización, empresa o institución educativa.
¿De qué hablamos cuándo nos referimos a que estos correos institucionales están personalizados con un dominio propio? Que a diferencia de los correos personales de Gmail o Yahoo, en las que vemos @gmail u @yahoo, en estos correos institucionales la estructura es la siguiente: nombre@empresa.com o nombre@universidad.edu.
El objetivo de este correo institucional es el de promover una comunicación segura dentro de la empresa. Además, el contar con el dominio de la organización hace que las comunicaciones sean más serias y creíbles.
Por otro lado, el correo institucional forma parte de una serie de herramientas que te aportan un plus extra: almacenamiento en la nube, sincronización de calendarios y acceso a herramientas colaborativas como Word, Excel y Powerpoint.
No debemos olvidar el tema de la ciberseguridad, ya que los correos institucionales suelen estar respaldados por un servicio de correo con protocolos de seguridad más estrictos que los personales.
Ventajas de crear un correo institucional con dominio propio
En este punto del post, toca centrarnos en las ventajas del correo institucional. Estos beneficios que aporta se pueden extrapolar tanto a empresas como a instituciones educativas.
- Mejora la imagen corporativa.
- Las direcciones con el dominio de la organización transmiten seriedad y profesionalismo, lo que genera una mayor confianza.
- Ciberseguridad: los proveedores de servicio de correo institucional cuentan con mecanismos de protección contra el phishing, malware y otras amenazas cibernéticas.
- Mayor capacidad de almacenamiento.
- Posibilidad de personalizar la infraestructura del correo.
- Mayor control interno: pueden asignar permisos y revocar accesos cada vez que sea necesario.
- Integración con otras herramientas digitales como calendarios compartidos o aplicaciones colaborativas.
¿Cómo crear un correo institucional? Paso a paso
Seguramente que te estés preguntando cómo se crea una cuenta de correo institucional. Esto es interesante para las pequeñas empresas que quieren mejorar su credibilidad o su ciberseguridad. Por ello, en Euroinnova te vamos a aportar el paso a paso. ¿Estás preparado? ¡Vamos!
Elige un proveedor de servicios de correo electrónico
Tu primer paso para crear un correo institucional es elegir a tu proveedor de correo. ¿Cuáles son las opciones más populares? Google Workspace, Microsoft 365 y Zoho Mail, son algunas de las opciones más relevantes.
Registrar un dominio propio
Si queremos que nuestro correo corporativo tenga el dominio de la empresa, primero tendremos que registrar dicho dominio. Esta tarea la puedes llevar a cabo con registradores de dominios como GoDaddy o Namecheap. Recuerda, el nombre debe ser profesional y fácil de recordar. A su vez, debe trasladar la identidad de la organización. ¡No es una tarea menor!
Configurar el servicio de correo
Cuando ya tengas el dominio, tendrás que configurar e integrar el servicio de correo seleccionado. Tendrás que ir hasta el panel de administración del dominio y vincular el servicio de correo electrónico mediante los registros MX. De esta manera, los correos entrantes llegarán al servidor correcto. ¿Tienes dudas? Visita la web de tu proveedor, encontrarás una guía personalizada.
Crear cuentas de correo
En este punto podrás crear las cuentas de correo institucional para todos tus trabajadores. Además, algunos proveedores te permiten asignar roles, definir permisos y establecer políticas de seguridad.
Implementar políticas de uso
Cuando todo esté listo para tus trabajadores, tendrás que desarrollar unas políticas claras para el uso del correo institucional. ¿Qué incluir en este documento? Aspectos como la confidencialidad de la información, las restricciones de uso de personal y las medidas de seguridad para evitar filtraciones de datos.
Herramientas para crear un correo institucional
En Euroinnova, nos queremos detener en los proveedores de correo electrónico. Te queremos acercar las principales herramientas para crear un correo institucional. Como intuirás, Google y Microsoft dominan este mercado, ya que además de ofrecer una interfaz de correo electrónico, también incluyen otras funcionalidades, como la inteligencia artificial, por ejemplo.
¡Vamos a ver esas herramientas para crear un correo institucional!
Google Workspace (anteriormente G Suite)
Sin duda alguna, Google Workspace es la opción favorita de muchas empresas. Incluye correo electrónico personalizado, almacenamiento en la nube, calendarios compartidos y aplicaciones colaborativas como Google Docs, Sheets y Slides. Lo positivo del ecosistema Google es todo el potencial que te ofrece a través de las integraciones.
Microsoft 365
Outlook es la plataforma de correo electrónico de Microsoft. Sin embargo, como en el caso Google, también incluye acceso a otras herramientas de productividad como Word, Excel y PowerPoint. Además, el almacenamiento en OneDrive y el entorno colaborativo de Teams atrae a multitud de empresas.
Zoho Mail
Muy popular en pequeñas y medianas empresas porque contiene las funciones básicas necesarias para gestionar un correo institucional. La parte poderosa de Zoho Mail es que también ofrece herramientas para la gestión de contactos, tareas y calendarios.
ProtonMail
ProtonMail destaca por su seguridad, ya que es su punta de lanza. Enfocados al 100 % en la privacidad, ofrecen un cifrado de extremo a extremo en todas las comunicaciones.
¿Por qué es importante tener un correo institucional?
Una de las principales razones por las que es importante tener un correo institucional es la credibilidad. Generar confianza en nuestros socios, partners y trabajadores es muy significativo para el futuro financiero de la empresa.
La ciberseguridad, asignatura pendiente del sector empresarial, también es un motivo para crear un correo institucional. Los proveedores de servicio de correo cuentan con herramientas avanzadas para detectar cualquier tipo de amenaza.
Por último, todos los extras que ofrecen los proveedores hacen que cualquier empresa obtengan una ventaja competitiva. ¡No lo dudes! ¡Apuesta por el futuro!
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