Podemos definir la caja en el ámbito contable, como la posesión de efectivo por parte de un agente económico (Estado, Familia, empresas o bancos) que lleva la operativa contable y donde se procede a la anotación de las entradas y salidas del capital efectivo de la empresa.
A nivel de contable, la cuenta contable que refleja la caja se va a encargar de reflejar el importe del dinero en efectivo y de lo cheques que aún no se hayan cobrado. Esta información será suministrada en un momento determinado.
En la operativa diaria de la empresa, podremos encontrar dos tipos de monedas en la caja. Por un lado, la moneda funcional, que es aquella que se usa normalmente en el país en las operaciones diarias, y la moneda extranjera.
Esta se utiliza principalmente para completar cobros y pagos hacia el exterior, hacia países que utilicen monedas diferentes a la residente.
Esta cuenta, está integrada dentro del activo corriente de la empresa. Dentro de balance de situación en el apartado concreto destinado al efectivo y a otros activos líquidos equivalentes.
Además, relacionada con esta cuenta, podemos encontrar el “libro de caja” cuyo objetivo es poseer un control sobre las entradas y salidas del efectivo o líquido de un negocio.
Si se observa desde la perspectiva de la contabilidad, podemos diferenciar entre libros contables obligatorios, que estarían recogidos en el artículo 25 del Código de Comercio, donde se recogerían libros como el diario o el de cuentas anuales.
El Libro de caja, quedaría recogido como libro auxiliar, dentro del libro mayor de la cuenta de caja.
Otros aspectos fundamentales de la caja es el “arqueo de caja”. Este proceso consiste en el recuento de efectivo, en un momento determinado, para poder comprobar su el efectivo de caja coincide con los cobros y pagos registrados contablemente.
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Para llevar a cabo este arqueo, se parte de un saldo inicial y una vez que se registran las entradas y salidas y procede a la obtención del saldo final, que deberá ser coincidente con el saldo en efectivo al final del periodo determinado.
Este arqueo suele llevarse a cabo al cierre de la jornada, aunque también son aplicados en los cambios del empleado que suele utilizar la caja en el desarrollo del negocio.
En caso de que ambos saldos no cuadren, se pueden deber a errores humanos. En estos casos se pueden comprobar tres posibles situaciones:
- Que el dinero existente en la caja cuadre con el saldo contable
- Que en la caja haya un importe inferior al saldo de contable, lo que traduciría en un faltante. Esta situación se puede deber a un hurto, error de cobros o a la ausencia de justificantes en los pagos llevados a cabo.
- Que en la caja haya un importe superior, que se traduciría en un sobrante. Esta situación puede venir derivada por el no registro de facturas o aun error en el cobro, donde se cobra de más.
Otro concepto derivado de la caja sería el “vale de caja”. Este concepto está asociado a los movimientos internos que lleva a cabo la organización, como por ejemplo prestar dinero para llevar a cabo una compra por parte de un empleado.
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