Un facility manager sabe que los edificios no funcionan en piloto automático, puesto que, entre picos de consumo, averías en horas críticas, inspecciones oficiales y usuarios que exigen espacios cómodos y seguros, la operación puede volverse compleja.
Así pues, estos trabajadores se encargan de convertir en método su labor de coordinar ámbitos como el mantenimiento, energía, seguridad y servicios para reducir costes, evitar paradas, cumplir normativa y elevar el confort, de modo que su foco se encuentra en mantener el activo estable y predecible con procesos, métricas y decisiones basadas en datos, en vez de reaccionar a última hora.
¿Qué es un facility manager?
El facility manager es el profesional responsable de planificar, coordinar y optimizar la operación diaria de un edificio o portafolio, de manera que este gestiona activos, contratos, energía, seguridad y servicios de soporte.
Por su parte, el facility management consiste en la disciplina y el conjunto de procesos, herramientas y métricas que habilitan esa gestión, es decir, se trata del rol frente a un sistema con su metodología y procesos.
Funciones del facility manager
Las funciones del facility manager son las siguientes:
Mantenimiento integral
Este es un profesional que realiza mantenimiento preventivo con tareas programadas por horas, condición o calendario para evitar fallos; mantenimiento correctivo, es decir, intervención estructurada cuando se presenta la avería, con protocolos y tiempos de respuesta; y mantenimiento predictivo, que son la anticipación mediante datos como vibraciones, temperatura y horas reales de uso para actuar antes del fallo.
También hacen la Gestión del Mantenimiento Asistida por Ordenador (GMAO), para lo que emplean un software que inventaría activos, planifica órdenes de trabajo, controla repuestos y mide tiempos de inactividad. Cuando este se implanta correctamente, estandariza rutinas, conserva históricos y acelera decisiones de reposición o retrofit.
Seguridad, PRL y normativa
Una de las principales ocupaciones que hace el facility manager es asegurarse de la prevención de Riesgos Laborales (PRL), la cual se trata del marco por medio del que es posible identificar peligros y controlar riesgos que afecten a trabajadores, contratistas y ocupantes.
En climatización y ACS, tiene que cumplir lo establecido en el Reglamento de Instalaciones Térmicas en los Edificios (RITE) asegurando la eficiencia mínima, control de emisiones y confort higrotérmico. Asimismo, para instalaciones centralizadas, el control documental del RITE y sus inspecciones reduce sanciones y reprocesos.
En emergencias, el Real Decreto 524/2023, Norma Básica de Protección Civil, fija bases comunes para planificar, coordinar y evaluar la respuesta ante riesgos, de manera que, integrar el plan del edificio y realizar simulacros, mejora tiempos de reacción y continuidad operativa.
En accesibilidad y seguridad de utilización, el Documento Básico SUA del CTE (2023) establece criterios sobre itinerarios accesibles, escaleras, rampas, ascensores y elementos críticos para evitar accidentes. El facility manager vela por su cumplimiento en obras, reposiciones y operación diaria.
Para este puesto, se requieren conocimientos avanzados sobre la aplicación de los principios de prevención de riesgos laborales. ¿Cómo obtenerlos? El Máster Oficial Universitario en Prevención de Riesgos Laborales es una buena opción. Con esta titulación, las opciones de crecimiento profesional incrementan.
Gestión energética y sostenibilidad
La gestión energética comienza por medir submetering por usos, curvas de carga y líneas base.
De tal modo, con esa foto se priorizan medidas de rápido retorno como iluminación eficiente, consignas y horarios, al igual que recuperación de calor y proyectos mayores como variadores, free-cooling, aislamiento y fotovoltaica.
En este sentido, la norma ISO 50001 aporta un marco de mejora continua a través de planificar, hacer, verificar y actuar para fijar objetivos, responsables y seguimiento mensual. Echa un vistazo al Curso Experto en Auditoría de Sistemas de Gestión de la Energía ISO 50001.
En sostenibilidad, la trazabilidad del carbono y los criterios ESG impulsan un reporting más robusto, mientras que, un cuadro de mando que integre energía, residuos y bienestar facilita decisiones de CAPEX/OPEX y da visibilidad al avance real de los compromisos ambientales.
Servicios generales
Los servicios “soft” definen la experiencia de usuarios y visitantes. La clave está en orquestar niveles de servicio por zonas y franjas críticas, como recepción, aseos y salas, exteriores, con controles de calidad y encuestas breves.
En residuos, conviene integrar segregación en origen, rutas inteligentes y registros para evidenciar cumplimiento y ahorrar tasas.
Proveedores, contratos, KPI y SLA
SLA (Service Level Agreement) son acuerdos medibles de tiempo, disponibilidad y calidad, mientras que, una KPI (Key Performance Indicator) cuantifica el desempeño de, por ejemplo, MTBF, MTTR, cumplimiento de preventivos, kWh/m² o quejas por 100 ocupantes.
Así pues, contrata con alcance claro, matriz RACI y penalizaciones proporcionales a incumplimientos críticos. Revisa trimestralmente desempeño, riesgos y plan de mejoras, de modo que, la competencia transparente y los contratos marco evitan dependencia de un único proveedor y mantienen precios de mercado.
Beneficios tangibles para tu empresa en España
El TCO (Coste Total de Propiedad) no solamente significa optimizar la compra, sino el ciclo de vida completo de energía, mantenimiento, repuestos, obsolescencia y fin de vida.
Con continuidad operativa, es decir, menos paradas, el negocio evita pérdidas y sanciones. El confort medible en temperatura, calidad de aire, ruido e iluminación impacta en la productividad y la satisfacción.
Por su parte, en compliance, mantener evidencias actualizadas de RITE, CTE y planes de emergencia simplifica inspecciones y contratos con grandes clientes.
Criterios para decidir entre un equipo interno o externalización
Algunos de los criterios para decidir entre un equipo interno o externalización son los siguientes:
- Estacionalidad: cuando la demanda sube y baja en retail y hoteles, la externalización flexibiliza plantillas y turnos.
- Criticidad: en hospitales o data centers priman la redundancia y los SLA estrictos; en oficinas, puedes hibridar interno con soporte especializado.
- Tecnología: si requieres GMAO/CAFM y analítica avanzada, valora proveedores con plataforma madura y equipo propio de mejora continua.
Si operas varias ubicaciones, un partner con cobertura nacional aporta economías de escala y estandarización.
Perfil y habilidades de un buen facility manager
Un buen facility manager suele tener algunas competencias técnicas como HVAC, electricidad de baja tensión, elevación, PCI, envolvente y normativa aplicable.
Asimismo, las habilidades blandas son negociación, comunicación clara, priorización por riesgo y liderazgo de equipos mixtos, ya sean propios y externos.
En lo que respecta a herramientas, algunas de las que emplea son CAFM (Computer‑Aided Facility Management) para espacios, activos y contratos; GMAO para planes de mantenimiento, repuestos y órdenes de trabajo. Además, añade BI para paneles de consumo, cumplimiento y satisfacción de usuarios.
Por tanto, si domina estas capas, puede convertir datos dispersos en decisiones concretas.
¿Cómo elegir proveedor de facility management?
Algunos criterios a tener en cuenta para elegir de forma adecuada un proveedor de facility management son los siguientes:
- Request for Proposal (RFP=: se trata de una invitación a ofertar con alcance, inventario, estándares, KPI y anexos técnicos.
- Due diligence técnica: consiste en validar inventario, estado de equipos críticos y riesgos ocultos.
- Capacidad operativa: se mide cobertura 24/7, cuadros de mando, tiempos de respuesta y escalado.
- Personas y seguridad: implementar un plan de formación, PRL, habilitaciones y rotación de personal.
- Gobernanza y datos: se trata de la propiedad del dato, ciberseguridad de BMS/IoT y exportabilidad de históricos.
- Modelo económico: se hace un desglose de horas, materiales, margen y mecanismos de revisión de precios.
- Piloto y métricas: consiste en el periodo de transición, KPI de arranque y cláusulas de mejora continua.
Tendencias que están cambiando el facility management
Algunas de las tendencias que están cambiando el facility management son las siguientes:
- La sensorización IoT habilita mantenimiento predictivo real, ya que cuando el dato del equipo avisa, puedes actuar antes de que se produzca el fallo.
- Los gemelos digitales integran planos, activos y ocupación para planear reformas y limpieza por demanda.
- En workplace, los modelos híbridos exigen espacios flexibles, reserva de puestos y medición de uso real.
- En sostenibilidad, los criterios ESG y la trazabilidad del carbono impulsan reporting y eficiencia, de manera que integrar energía, residuos y bienestar en un único cuadro de mando es ya un estándar de madurez.
Un facility manager contribuye a que los edificios ganen eficiencia, seguridad y sostenibilidad
Si buscas menos averías, facturas energéticas controladas y auditorías sin sobresaltos, un facility manager con procesos sólidos, métricas claras y gobierno de proveedores es la pieza que falta.
Estos profesionales actúan como el director de orquesta de las instalaciones, debido a que alinean personas, activos y procesos para que los edificios rindan más y fallen menos. Su impacto se nota en la eficiencia, seguridad y sostenibilidad, así como que pasan de apagar fuegos a gestionar con datos para reducir incidencias y decisiones a ciegas.
